In Zeiten von Corona müssen Besuche am Stall so organisiert werden, dass die jeweils geltenden Abstands- und Hygieneregeln eingehalten werden. Ein gemeinsam genutzter Kalender kann dabei helfen, Terminchaos zu verhindern. Zudem lässt er sich auch in Nicht-Krisenzeiten nutzen, um z.B. die Belegung von Hallen oder Plätzen zu planen.
Als Stallbesitzer ist man in den aktuellen Zeiten oft ein Termin-Jongleur, der zudem kontrollieren muss, ob alle Bestimmungen auch umgesetzt und eingehalten werden. Insbesondere größere Ställe mit vielen Einstellern erreichen schnell die Grenzen des Machbaren. Kann ein gemeinsam genutzter Kalender ein Ausweg aus der Situation sein? Wir haben es getestet.
Verwirrende Vielfalt
Schaut man sich im Internet und den App-Stores nach Kalendern um, wird man vom Angebot fast erschlagen. Deswegen sollte man zuerst für sich definieren, was so ein Kalender leisten muss.
Für uns war wichtig, dass er sich via App von iOS- und Android-Geräten nutzen lässt, dass es einen Zugang über den Webbrowser gibt, dass jeder Termine eintragen und dabei sehen kann, wenn es zu Überschneidungen kommt. Auch die nachträgliche Bearbeitung von Terminen muss gegeben sein und in Sachen Datenschutz fanden wir es gut, einen Kalender auch ohne Nutzerkonto, z.B. nur über einen Weblink verwenden zu können. Zudem war es wichtig für uns, mehrere Kalender anlegen zu können, um z.B. verschiedene Bereiche wie Halle, Platz oder Roundpen separat „buchen“ zu können.
Falls sich das alles sogar kostenlos realisieren lässt, dann wäre es natürlich klasse. Wir haben einige Kalender ausprobiert und am Schluss TeamUp für ausgewählt, da mit diesem Kalender alle die obigen Punkte möglich sind.
Einrichtung und Betrieb
Um mit TeamUp arbeiten zu können, muss ein Nutzer Administrator werden und sich dort ein kostenloses Nutzerkonto anlegen. Danach kann man über die Webseite Kalender anlegen, verwalten und auch wieder löschen. Alle anderen Nutzer des Kalenders laden sich entweder die App für iOS oder Google herunter oder nutzen den Kalender über den Browser eines Computers oder Mobilgeräts.
Wer mag, kann Felder für Kalendereinträge anlegen und bearbeiten
Als Admin kann man nicht nur einen oder mehrere Kalender anlegen, sondern auch Felder definieren, die pro Kalendereintrag abgefragt werden und noch einiges mehr.
Ein wichtiger Bereich ist die Verwaltung der Zugriffsrechte, denn hier werden die Nutzer angelegt, die den Kalender sehen dürfen. Das geht sehr einfach, man kann für jeden Nutzer festlegen, welche Zugriffsrechte gelten und es wird ein individueller Link erzeugt, mit dem sich die Nutzer dann in dem Kalender anmelden und dort ihre Einträge vornehmen können. Dank des Links ist für die Kalendernutzer kein TeamUp-Konto erforderlich.
Hilfreich ist es, einen Test-Nutzer anzulegen, um auch als Admin prüfen zu können, wie sich die Bedienung für die Nutzer darstellt. Das ist nicht nur bei der Einrichtung hilfreich sondern auch, wenn es Fragen von Nutzern des Kalenders geben sollte, die sich so leichter nachvollziehen lassen.
Für die Nutzer lassen sich Zugriffsrechte individuell einstellen. Über einen persönlichen Link erfolgt dann der Zugang zum Kalender.
Sobald die technische Seite eingerichtet ist, sollte an alle Nutzer, die mit dem Kalender arbeiten sollen, eine Info verschickt werden, wie sie mit dem Kalender umgehen können. Neben den technischen Dingen, also wie es genau funktioniert, wo man die Apps herunterladen kann und wie Termine angelegt und bearbeitet werden können, ist es wichtig, auch noch einmal auf die Regeln des Hofs hinzuweisen, z.B. dass nicht mehr als zwei Leute gleichzeitig auf den Hof kommen dürfen oder dass es zeitliche Beschränkungen gibt pro Einsteller oder was eben ansonsten am Hof gilt.
Wir haben z.B. die Einsteller und Reitbeteiligungen gebeten, wenn sie einen Termin eintragen, im Betreff den Namen und die gewünschte Nutzung anzugeben (Bspw.: Christine – Reitplatz). Und alle, die ausreiten wollen, tragen zwei Termine ein: Einen fürs Putzen vor dem Ausritt und einen fürs Absatteln nach dem Ausritt, denn in der Zeit, wo man ausreitet, ist ja wieder Kapazität am Hof frei. Dadurch können wir mit nur einem Kalender arbeiten, was die Übersicht leichter macht.
In der App sieht man sofort, welche Zeiten belegt sind und wo es noch Freiräume gibt. Mit einem Tipp auf einen Eintrag wird dieser groß dargestellt, sodass man auch auf kleinen Handydisplays sehen kann, um welchen Termin es sich handelt.
Fazit
Das Gute an TeamUp ist, dass man es wirklich sehr leicht an seine Bedürfnisse anpassen kann und sich damit auch – mit einem oder mit mehreren individuellen Kalendern – Belegungen für Reitplätze, Halle & Co. am Stall verwalten lassen.
Die Einrichtung ist nahezu selbsterklärend oder lässt sich – mithilfe des Testusers – schnell durch Try&Error herausfinden. Die Nutzer für unseren Kalender haben die Bedienung des Kalenders direkt verstanden und arbeiten reibungslos damit. Der große Vorteil gegenüber Terminabsprachen mit WhatsApp und anderen Messenger-Diensten ist, dass man auch in der Zukunft liegende Termine (z.B. Hufpfleger kommt in zwei Wochen) immer im Blick behält. Überlappungen von Terminen werden sofort sichtbar und der Kalender kann so eingestellt werden, dass sie erst gar nicht erlaubt sind. Alles das erleichtert nicht nur den Überblick, sondern entlastet auch den Stallbetreiber, der nun nicht mehr jeden Terminwunsch freigeben muss, genauso wie alle Nutzer, die nicht mit ungezählten Nachrichten überflutet werden, in denen letztlich nur steht, wer wann an den Stall kommt.
TeamUp ist eine wunderbar einfache und dennoch leistungsfähige Lösung, die sich schon in der kostenlosen Version perfekt für Ställe verwenden lässt.
Mehr Infos unter www.teamup.com
Alle Preise sind ohne Gewähr und können sich ändern. Die genannten Preise waren die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung gültigen Preise. Tagesaktuelle Preise erhältst du bei den jeweiligen Firmen.